În lumea modernă a afacerilor competitive, toate organizațiile se confruntă cu noi provocări în ceea ce privește productivitatea susținută și crearea forței de muncă cele mai angajate. Obținerea producției țintă în orice organizație depinde în mare parte de consistența nivelului de productivitate al angajaților.

În mediul de afaceri de astăzi, nicio organizație nu poate performa la cele mai înalte niveluri de productivitate decât dacă fiecare dintre angajații săi se angajează să îmbunătățească nivelurile organizaționale pentru productivitate. Aceasta înseamnă că angajații vor contribui la creșterea afacerii.

Dar, din păcate, unii proprietari de afaceri tind să nu reușească să monitorizeze productivitatea zilnică a angajaților lor, iar rezultatul este că performanța lor în muncă va fi în detrimentul creșterii afacerii și acest lucru nu va putea fi detectat și controlat.

Un astfel de lucru ar strica capacitatea întreprinderii de a-și atinge obiectivele. Dar, datorită tehnologiei și instrumentelor software pentru monitorizarea productivității angajaților, organizațiile nu trebuie să aștepte programele de evaluare a performanței angajaților cu o durată prea lungă pentru a ști cum funcționează la locul de muncă.

Motive principale pentru utilizarea software-ului de monitorizare a angajaților

E-mailurile sunt sursa principală de încălcări de date ale companiilor, deoarece angajații trebuie să facă schimb de informații prin corespondența de afaceri, deci este crucial să securizați și să urmăriți datele atunci când vi se cere să respectați legile HIPAA, cererile GRAMA și reglementările FINRA.

Există câteva soluții simple de supraveghere prin e-mail disponibile pe piață, care vă vor ajuta să monitorizați e-mailurile angajaților, pentru a vă asigura că datele critice nu sunt partajate intenționat sau inadvertent. Programele de monitorizare a angajaților includ abilități de monitorizare prin e-mail și mai multe instrumente pentru monitorizarea altor activități ale angajaților în timp ce își fac treaba.

Un alt aspect central al software-ului de monitorizare a angajaților este capacitatea de a-și verifica activitatea în timp ce utilizează echipamentele companiei, cum ar fi laptopurile și desktopurile sale. Astfel de soluții vă vor permite să vedeți ce site-uri web sunt accesate de angajații dvs., care sunt angajații care descarcă de obicei fișierele și când se conectează sau elimină unitățile USB.

Aceste instrumente vă vor putea, de asemenea, să vă avertizeze atunci când sunt căutate anumite cuvinte cheie care necesită îngrijorare din partea companiei dvs., iar acestea includ căutarea de locuri de muncă, căutarea pornografiei sau căutările legate de contacte competitive.

Cele mai bune instrumente pentru monitorizarea locului de muncă vă vor oferi control administrativ care vă va permite să blocați astfel de tipuri de activități și să restricționați accesul la site-uri web necorespunzătoare sau nesigure. Puteți utiliza cu succes instrumente pentru monitorizarea activității angajatului dvs. pentru a afla ce este un angajat până în zilele noastre.

Ce ar trebui să iei în considerare legal și tehnic vorbind?

Monitorizarea e-mailurilor angajaților poate părea o încălcare a vieții private a angajaților, însă Curtea Supremă a SUA a hotărât în ​​2010 că este legal ca organizațiile și companiile să monitorizeze acțiunile angajaților în timp ce lucrează și în timp ce utilizează afacerea. 'echipament. Aceasta include pagere, laptopuri, unități USB și dispozitive mobile. Programele pentru monitorizarea jurnalelor cheie și pentru capturarea parolelor pot fi utilizate chiar dacă există o anumită controversă etică în legătură cu utilizarea lor.

Este important să ne amintim că guvernul federal nu pune restricții la monitorizarea internetului angajaților. Pe de altă parte, există unele state individuale care pun protecția pe primul loc.

În prezent, tot mai multe state solicită angajaților să-și notifice lucrătorii în cazul în care compania lor monitorizează activitatea online a angajaților și aceasta include apăsări de taste și e-mailuri. Astfel de notificări pot fi dezvăluite în manualul angajaților sau ca un memento email.

Modul Stealth vs. modul transparent

Când angajatorii folosesc astfel de instrumente de monitorizare, pot alege opțiunea de a le folosi în mod sigur sau transparent.

Modul Stealth este cunoscut și sub denumirea de mod silențios, iar acest lucru înseamnă că angajații nu pot vedea faptul că sunt monitorizați. Instrumentele de monitorizare de înaltă calitate vor fi nevăzute și nedetectate de către angajați.

Modul transparent de supraveghere va permite angajaților dvs. să vadă programul de supraveghere în sistemele lor. Un astfel de software necesită instalarea pe fiecare computer individual, inclusiv portalul administrativ. Acest lucru nu va fi la fel de ușor ca modul furt, deoarece administratorii vor trebui să verifice fiecare raport din fiecare sistem pentru a vedea cum se desfășoară angajații.

Cum funcționează instrumentele de monitorizare?

Instrumentele de urmărire a angajaților trebuie să fie instalate pe mai multe sisteme, inclusiv o stație centrală în cazul în care angajatorii doresc ca aceștia să nu fie detectați de utilizatori. Pentru ca acest tip de instrument să funcționeze corect, trebuie mai întâi să opriți firewallul, iar acesta va fi pornit din nou odată ce procesul de instalare va fi finalizat.

Pe de altă parte, este practic imposibil ca programul să funcționeze fără patch-uri suplimentare și programare pentru a permite software-ului de monitorizare a PC-ului să funcționeze în jurul programului. Acest lucru va perfora o gaură în sistemul de securitate și va face rețeaua vulnerabilă la toate tipurile de malware, viruși, spyware și așa mai departe.

Fii prudent la virusurile deghizate

Ar trebui să fiți conștienți de faptul că există multe instrumente de supraveghere a angajaților care sunt de fapt viruși deghizați și, în timp ce acestea vă pot oferi funcții de keylogging și de captare a parolei, vor colecta și datele din culise și le vor vinde pentru a încălca securitatea organizației. Majoritatea instrumentelor de monitorizare a activității angajaților pot funcționa în jurul firewallului, dar este încă posibil ca unele amenințări să nu fie detectate.

Implementarea software-ului: Cloud și local

Un alt aspect important de luat în considerare este modul în care implementați software-ul. La fața locului este opțiunea cea mai frecvent utilizată, iar majoritatea instrumentelor o oferă. Acest lucru vă va permite să găzduiți programul și datele pe care le colectează pe propriul dvs. server. Această soluție necesită un pic de cunoștințe IT și poate fi nevoie de mai mult timp pentru configurare. Pe de altă parte, soluțiile cloud sunt mai ușor de gestionat și pot fi configurate mai repede decât implementarea locală.

Soluții care se potrivesc nevoilor tale

Software-ul parental și software-ul de monitorizare sunt două soluții care monitorizează utilizarea computerului personal. Ambele sunt instalate și utilizate pe un singur computer și nu prezintă aceleași amenințări ca instrumentele de supraveghere prin e-mail, de exemplu, că am spus deja că lucrăm în jurul firewall-urilor.

Software-ul de monitorizare și software parental vin cu opțiuni suplimentare care sunt concepute pentru a preveni atacurile cibernetice împreună cu instrumente pentru monitorizarea copiilor și soților atunci când intră online.

Există o mulțime de companii care sunt, de asemenea, în căutarea de software de e-mail și pentru aplicații care monitorizează mesajele de ieșire și de intrare pentru spyware, viruși și troieni.

Există, de asemenea, un software de criptare prin e-mail care poate proteja datele personale și informațiile critice atunci când acestea sunt transmise către terți destinatari. Aceste instrumente se vor asigura că datele sensibile sunt accesate și utilizate doar de către persoanele care au nevoie cu adevărat de informații, păstrându-le totodată cât mai sigure.

Iată cele mai bune cinci opțiuni pentru monitorizarea activității angajaților:

Teramind

Teramind oferă software care simplifică procesul de colectare a comportamentului utilizatorilor pe PC-uri pentru a identifica activitatea suspectă, pentru a monitoriza eficiența și eficacitatea, pentru a detecta posibile amenințări și pentru a asigura respectarea industriei. Misiunea Teramind este de a reduce incidentele de securitate, oferind acces în timp real la activitățile utilizatorilor, oferind avertizări, alerte, redirecționări și blocaje ale utilizatorilor pentru a menține afacerile și organizațiile cât mai sigure și cât mai eficiente.

Software-ul vine atât în ​​opțiuni de implementare on-premise, cât și pe bază de Cloud pentru a satisface cerințele oricărei organizații.

Teramind poate identifica cu succes care utilizatori sunt cei mai riscanți pentru afacerea dvs., analizând tendințele în comportamentul lor. Puteți afla ce politici au încălcat și apoi educați-le pentru a preveni incidentele viitoare.

Cu acest instrument, puteți, de asemenea, să scrieți reguli care să reacționeze la orice activitate de utilizator observabilă, cum ar fi blocarea unui e-mail de la trimiterea sau alertarea la un anumit document este tipărit. De asemenea, aveți capacitatea de a înregistra și de a înregistra toată activitatea, iar acestea o redau ca un videoclip și să analizeze metadatele sesiunii.

Pentru a începe software-ul, trebuie să urmați acești pași:

• Înscrieți-vă gratuit la software-ul de monitorizare a angajaților Teramind Basic Cloud.
• Instalați agenții de monitorizare pe mașinile pe care doriți să le monitorizați și decideți opțiunile de control complet sau parțial.
• Trebuie să personalizați fiecare setare de alertă și monitorizare pentru a adapta platforma la nevoile dvs.
• Puteți accesa toate funcțiile de pe platforma software-ului pentru funcții de monitorizare unice care îmbunătățesc atât securitatea, cât și productivitatea.

HipChat

HipChat funcționează destul de bine ca instrument complementar pentru platformele în stil WorkZone. Acesta este un instrument de gestionare a timpului, care este în esență un messenger instantaneu, care este creat pentru locurile de muncă. Îl veți putea utiliza pentru a configura camere de chat persistente sau comunicare 1 la 1.

Una dintre cele mai utile caracteristici ale sale este un istoric complet al chatului, iar acum angajații care au ratat o întâlnire pe HipChat nu vor mai trebui să întrerupă pe altcineva pentru a fi capabil, vor trebui doar să revizuiască sesiunea și să o răsfoiască rapid.

Acest software de urmărire a timpului este un instrument important pentru a verifica performanțele zilnice ale angajaților și se poate dovedi o oportunitate de a identifica ce strategii duc la cea mai mare productivitate.

WorkiQ

WorkiQ este un instrument care urmărește comportamentul calculatorului angajaților și oferă rapoarte cu privire la timpul petrecut în aplicații neproductive și productive. Tabloul de bord al instrumentului oferă imagini clare care vă vor spune care angajați și angajați activ în munca lor și care sunt distrași în mod continuu.

Acest instrument vă oferă puterea de a clasifica toate tipurile de activități, de a urmări procesele din toate aplicațiile și de a compara modul în care utilizatorii diferiți procesează unități de muncă similare. Tablourile de bord vor oferi următoarele avantaje:

• Identificarea comportamentelor neproductive în momentul apariției
• Spotting și, de asemenea, un comportament productiv răsplătitor
• Compararea productivității efective a angajaților, inclusiv amestecul și complexitatea muncii angajaților
• Gestionarea lucrătorilor la distanță
• Identificarea performanților de top pentru a putea reproduce procesele lor în timp
• Îmbunătățirea distribuției muncii prin identificarea competențelor subutilizate sau a angajaților suprasolicitați

DeskTime

DeskTime este o aplicație simplă și sigură de urmărire a timpului, care vă permite să creșteți eficiența și productivitatea companiei. Folosind acest instrument, puteți monitoriza mai ușor activitatea zilnică, frunzele bolnave, munca peste ore și vacanțele angajaților. Veți putea obține o imagine de ansamblu clară asupra fluxului de lucru al echipei dvs. Cu DeskTime puteți urmări aplicațiile, adresele URL și, de asemenea, timpul offline și puteți accesa, de asemenea, date detaliate cu privire la modalitățile prin care angajații dvs. utilizează aplicații și site-uri web și ce fac atunci când nu sunt online.

Instrumentul oferă capturi de ecran automate și trackere de viteză a activității, care vă vor permite să urmați timpul petrecut în proiectele individuale. DeskTime oferă informații și rapoarte aprofundate pentru facturare și îl puteți utiliza pentru a personaliza cu ușurință, pentru a descărca și de a trimite rapoarte CSV pentru a oferi clienților dvs. informațiile cele mai precise cu privire la cantitatea de muncă și timpul petrecut în toate proiectele dezvoltate de afacere..

Puteți supraveghea echipele locale și la distanță, atât de pe mobil, cât și de pe desktop și, astfel, puteți economisi timp consultând rapoartele privind performanțele afacerii dvs. în timp ce sunteți pe drum. Echipa de asistență a instrumentului este disponibilă prin chat, mesagerie vocală și, de asemenea, prin e-mail. Echipa de la DeskTime respectă standardele de securitate ale industriei pentru a asigura informațiile personale cu care sunt furnizate.

Asana

Asana este un instrument care oferă sarcini, proiecte, tablouri de bord și conversații pentru a permite echipelor să-și mute munca mai eficient de la început până la sfârșit. Îl puteți utiliza pentru a vedea progresul pentru orice proiect fără a programa o întâlnire de stare sau fără a fi nevoie să trimiteți e-mailuri. Cu acest instrument, veți putea utiliza câmpuri personalizate pentru a urmări orice este de o importanță deosebită pentru dvs., indiferent dacă este vorba despre buguri, solicitanți de locuri de muncă sau oportunități.

Vă puteți organiza sarcinile în liste sau forumuri partajate pentru toate reuniunile, programele și inițiativele. Secțiunile și coloanele vor permite personalizarea Asana pentru a se potrivi cu fluxurile de lucru și pentru a adăuga structură la toate proiectele tale.

Veți putea să împărțiți activitatea unei sarcini în părți mai mici sau să împărțiți munca în mai multe proiecte și atunci când o singură sarcină devine o inițiativă mare și importantă, veți putea să o transformați rapid într-un proiect.

Comportamentele angajaților sunt imprevizibile și cu ajutorul acestor instrumente minunate veți putea crește eficiența lor la locul de muncă și productivitatea generală a afacerii dvs. Parcurgeți-o pe toate și alegeți-o pe cea preferată, în funcție de nevoile dvs. Garantăm calitatea înaltă pentru toate instrumentele despre care am discutat mai sus pentru monitorizarea activității angajaților dumneavoastră la locul de muncă.