Biroul de recepție este chipul și vocea oricărei organizații. Un software automat de recepție simplifică întregul proces de gestionare a vizitatorilor. Fie că este vorba despre client, candidat sau client, pentru ei, recepționerul este primul punct de contact cu organizația. Acesta este motivul pentru care sunt la fel de importante pentru o companie la fel ca HR-ul sau departamentul de marketing.

Prin urmare, un recepționist este responsabil în principal de o experiență plăcută din momentul în care clientul sună sau intră în organizație. Dar, gestionarea comunicării față în față, online și la apeluri, toate în același timp pot fi stresante.

Funcții de birou diverse, cum ar fi apelarea clienților, facturarea, programarea de întâlniri, etc., se pot adăuga la munca lor deja provocatoare. Atunci vine un software de recepție automat pentru salvare.

Iată o listă rapidă a unora dintre cele mai importante sisteme software de gestionare a front-office-urilor pentru eficiență sporită în 2019.

Care sunt cele mai bune instrumente automate de recepție pentru computer?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, disponibil ca aplicații și descărcări ajută la îmbunătățirea comunicațiilor de afaceri. Acest software de recepție automatizat bazat pe cloud se îmbină fără efort cu browserele web, telefoanele inteligente și produsele de afaceri.

Sistemele de telefonie Vonage de afaceri sunt perfecte pentru întreprinderile mijlocii care ajută bine sistemul lor de telefonie VoIP cu dispozitive care funcționează pe internet.

De asemenea, ajută întreprinderile să se conecteze prin telefon, prin mesaje text sau prin videoconferință, economisind mult timp pentru recepționeri.

Anunțul apelului, nu perturba opțiunea sau ecranizarea opțiunii pentru a conecta diferite dispozitive pe o singură extensie, sunt printre caracteristicile sale principale. Administratorii de conturi pot gestiona apelurile prin intermediul portalului de administrare și pot evalua înregistrările de apeluri, schimba vizibilitatea tabloului de bord și multe altele.

De asemenea, pot vedea detalii de facturare și pot stabili limitări de apelare pe portal. În afară de soluțiile pentru desktop, utilizatorii pot descărca și aplicația sa mobilă pentru acces ușor. De asemenea, poate fi sincronizat cu Google, Outlook sau CRM.

Prețul: începe de la 19, 99 USD.

• CITIȚI ȘI: 5 cele mai bune perioade software pentru a vă bucura angajații

GoCanvas

Introducerea datelor și gestionarea contactelor sunt unul dintre aspectele cruciale ale personalului de la recepție. GoCanvas este unul dintre cele mai bune programe de management de front office care ajută utilizatorii să își termine munca în câteva minute.

Acesta oferă funcții puternice pentru organizații, ajutând utilizatorii să creeze și să completeze formulare nelimitate. Ca bonus - utilizatorii pot salva și date nelimitate.

Acesta oferă un instrument de drag and drop care le permite utilizatorilor să își creeze propriile aplicații mobile fără nici o codificare sau programare. De asemenea, permite utilizatorilor să capteze imagini pentru verificarea instrumentelor sau pentru monitorizarea rinocurilor într-un singur clic.

În plus, vă poate ajuta să confirmați o comandă de vânzare prin simpla obținere a unei semnături pe smartphone.

Canvas ajută, de asemenea, la calcule pentru a estima corect prețul comenzii. Ce este mai mult? Menține utilizatorii informați despre echipamentul sau locația membrilor echipei cu urmărire GPS.

Scanarea codurilor de bare într-un singur clic, asimilarea perfectă a plăților mobile și încărcarea bazei de date a clienților în celelalte aplicații sunt câteva dintre alte caracteristici notabile ale acestuia.

Preț: probă gratuită disponibilă; versiunea la nivel de întreprindere începe de la 45 USD.

CITEȘTE ȘI: 5 programe de bord pentru a întâmpina noi angajați în 2019

Salut Recepționist Digital

Greetly Digital Receptionist este o aplicație pentru check-in pentru vizitatori, care ajută utilizatorii să facă mai mult. Administrația este o parte critică și complexă a oricărei organizații și simplifică în mod salut fluxul de lucru cu automatizarea.

De la administrarea recepției până la fixarea reuniunilor sau programul de călătorie, acest software ajută la simplificarea tuturor sarcinilor multiple și la economisirea timpului.

Acest software de management al front-office-ului intenționează să economisească bani și să crească eficiența oferind în același timp un nivel ridicat de personalizare. Funcționează pe un jurnal de vizitatori bazat pe cloud și este întotdeauna disponibil pentru un plus de confort.

Mai mult, trimite alerte instant prin intermediul unui mesaj vocal, e-mailuri, mesaje text sau folosind Slack.

Preț: probă gratuită de 14 zile disponibilă; începe de la 99 USD / lună.

• CITEȘTE ȘI: 4 cele mai bune programe de programare pentru angajații restaurantului pentru anul 2019

Jive Voice

Jive voice este un alt înregistrare automatizată bazată pe cloud și integrată

Acest software de recepție este potrivit pentru diverse companii de toate dimensiunile. De la casetele de mesagerie vocală la software-ul recepționerului virtual, oferă o gamă largă de suite VoIP găzduite. Acest sistem de însoțitor auto gestionează și actualizează sistemul de telefon în timp real. Poate face acest lucru de pe un dispozitiv suportat de internet utilizând site-ul web Jive.

Editorul planului de apelare vizuală realizat de aplicație ajută sistemul telefonic să fie configurat într-un mod uimitor. Vă ajută să creați planificări în avans folosind un plan de apelare personalizat care este activat automat odată ce utilizatorul a plecat. Utilizatorii pot adăuga, de asemenea, felicitări personalizate în timp ce îi ajută să adauge programul pentru toată ziua simultan.

Una dintre celelalte caracteristici majore ale sale este Find Me / Follow Me care permite utilizatorilor să direcționeze apelurile primite către mai multe telefoane într-un anumit aranjament. Acest lucru ajută utilizatorii individuali să creeze un flux de apel exclusiv în timp ce trec la extensia lor.

Prețul: începe de la 19, 95 USD.

• CITEȘTE ȘI: 5 software automat CRM pe care orice afacere ar trebui să-l folosească

HootSuite

Gestionarea recepției nu înseamnă doar participarea la apeluri sau administrarea vizitatorilor. Dar, este vorba și despre găsirea și crearea unei baze de date pentru clienți, iar una dintre cele mai bune modalități de a face astăzi este prin intermediul Social Media.

Hootsuite este, fără îndoială, unul dintre software-ul de vârf care ajută utilizatorii să își gestioneze social media într-un singur loc. Astfel, se dublează ca un software competitiv de gestionare a front-office-ului, ajutându-i pe recepționari să pună mâna pe rețelele de socializare.

Software-ul este conceput pentru a economisi timp ajutând utilizatorii să-și planifice postările sociale. Îi ajută să rămână în permanență activi pe platformele de socializare, programând automat mai multe postări pe toate conturile sociale, simultan.

De asemenea, menține utilizatorii actualizați cu conținut preautorizat pe care echipa îl poate posta. Datele sunt salvate în fișierul cloud preferat de utilizator.

Ce este mai mult? De asemenea, permite utilizatorilor să estimeze efectul promoțiilor de social media cu raportare detaliată. Mai mult, utilizatorii pot căuta și filtra chaturile de social media folosind hashtag-uri, cuvinte cheie și, de asemenea, locație.

Utilizatorii pot găsi conversații în mai multe limbi. Acest lucru îi ajută să înțeleagă ce vorbesc alții despre brandul lor etc.

Preț: încercare gratuită de 30 de zile disponibilă; după aceea, la prețul de 5, 99 USD / lună.

Contrar credinței populare, un recepționist la recepție are multe lucruri de gestionat. De la managementul vizitatorilor, participarea la apelurile clienților, programarea ședințelor, prânzurile sau itinerariul de călătorie, până la gestionarea bazei de date a clienților, sunt multe de făcut.

Acestea sunt unele dintre cele mai bine automatizate programe de recepție care îi ajută să economisească timp și să simplifice lucrurile. Așadar, începe să le implementați în afacerea dvs. pentru o productivitate crescută.